Toimintaohjeet

 

Toiminnasta tullaan ensi vuoden 2018 eteenpäin tiedottamaan neljän kuukauden sykleissä, eli kolmessa sesongissa. Seuraavan sesongin toiminnan on oltava selvillä edellisen sesongin viimeisen kuun alkuun mennessä, jotta asianmukainen tiedottaminen ja viestintämateriaali ehditään valmistella.

 

Sesongit ja takarajat:

Kevättalvi 2018: Tammi-huhtikuu
Takaraja ohjelmalle: 1.12.2017

Kesä 2018: Touko-elokuu
Takaraja ohjelmalle: 1.4. 2018

Syksy 2018: Syys-joulukuu
Takaraja ohjelmalle: 1.8. 2018

 

Kriteerit toiminnalle, projekteille ja yhteistyölle

Toiminnan edellytyksenä on aina, että se tukee yhdistyksen tavoitteita tai on hengeltään sen tavoitteisiin ja periaatteisiin sopivaa.

 

Otteita säännöistä:
Kohta 2: Yhdistyksen tarkoituksena on kehittää ja tukea monipuolista peliharrastusta ja -kulttuuria Suomessa, sekä edistää taiteellista ja tutkimuksellista työtä pelialalla. Yhdistyksen painopiste on roolipeleissä, sulkematta pois crossmedia-projekteja.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys perustaa jäsenpalveluita, tukitoimintoja ja mahdollistaa monimuotoisia tapahtumia sekä tempauksia. Tapahtumien ja toimintojen avoimuus määritellään tapauskohtaisesti.

Kohta 3: Jäseniltä odotetaan toimintaa, joka edistää yhdistyksen yhteisiä tavoitteita, eikä vahingoita yhdistyksen mainetta tai toimintaa. Jäsenen on käytöksellään ja toiminnallaan pyrkiä takaamaan turvallinen toimintaympäristö ja tuettava harrastuksessa vaadittavaa luottamuksen henkeä.

 

Virallinen ja epävirallinen toiminta

Kaikki Illusia Ry:n tai Studio IllusiArtin nimissä / yhteistyössä  toteutettava toiminta luetaan yhdistyksen viralliseksi toiminnaksi. Pelkkä jäsenyys yhdistyksessä ei tarkoita, että voit nimetä oman projektisi tai tempauksesi yhdistyksen toiminnaksi tai yhteistyöprojektiksi, tai markkinoida sitä semmoisena. Kaikki virallinen toiminta hyväksytetään toiminnanjohdolla ja tarvittaessa hallituksella ennen sen lisäämistä toimintakalenteriin tai -suunnitelmaan.

Epäviralliseksi toiminnaksi lasketaan vapaamuotoiset kokoontumiset jäsenten kesken, joita saa kutsua koolle kuka tahansa milloin tahansa. Tilaisuuksissa ei tehdä päätöksiä eikä suunnitella toimintaa virallisella tasolla, eikä Illusia Ry vastaa niiden sisällöstä millä tapaa.

Toiminta vai projekti?

Projektiksi määritellään isompi, kertaluotoinen työ, joka vaatii enemmän aikaa ja suunnittelua, sekä isompaa työryhmää taustalle. Esim. isot pelit ja monimutkaisemmat tapahtumatuotannot. Kaikki muu lasketaan toiminnaksi. Toimintaa ovat siis kaikki kurssit, pienet ja valmiit pelit, juhlat, tempaukset ja tapahtumat. Niin kertaluontoiset kuin toistuvatkin.

Toiminnan järjestäminen

Lähtökohtanamme ei ole rajoittaa vaan tukea jäsenistöämme, kun mielenkiintoa toiminnan pitämiseen löytyy. Koherentin ja hyvin hoidetun toiminnan ylläpitämiseksi on silti pidettävä kiinni selkeästä prosessista. Näitä ohjeita seuraamalla tiedät mitkä toimenpiteet on otettava ja mitä tukea toiminnalle voi saada.

Mistä lähden liikkeelle?

  1. Ota toiminnanjohtoon yhteyttä ideasi kanssa, mieluiten sähköpostitse (studioillusiart@gmail.com)
  2. Esitä mahdollisimman selkeä konsepti, jonka pohjalta voi lähteä arvioimaan tila- ja materiaalitarpeita
  3. Toiminnanjohto käyttää hallituksen kautta kaikki toistuvaa toimintaa tai isompia satsauksia vaativat suunnitelmat erikseen
  4. Sovitaan yhdessä sisällöstä, budjetista, paikasta ajasta ja muista yksityiskohdista
  5. Toiminnasta tehdään oma dokumentti Driveen, johon kirjataan ylös kaikki sovittu (pohja saatavilla toiminnanjohdolta)
  6. Aloitteen tekijä on itse vastuussa toiminnan toteutumisesta, ellei toisin sovita. Illusian osuus tehtävästä työstä sovitaan aina tapauskohtaisesti (katso alta, mitä yhdistys voi tarjota)

Mitä Illusia Ry voi tarjota ideallesi?

Ensimmäisen toimintavuoden aikana käytämme aktiivisesti mahdollisuuttamme varata tiloja ilmaiseksi, laajaa asiantuntijaverkostoamme sekä jäsenistömme kautta saatavilla olevia tarpeistoja ja osaamista. Tulevaisuudessamme mahdollisuutemme avustaa projekteissa esimerkiksi rahallisesti kasvavat.

Lisäksi:

  • Toiminnanjohto auttaa etsimään ja hankkimaan tiloja ja tarpeita
  • Kehitämme ideaa kanssasi eteenpäin tarpeen mukaan
  • Tiedotamme toiminnasta kotisivuilla, Facebookissa, viestintämateriaaleissamme ja tarpeen mukaan muuallakin.
  • Autamme grafiikan ja verkkosivuihin liittyvien ongelmien kanssa.

 

Studio IllusiArt

Illusia Ry:n alaisuudessa toimii kollektiivi Studio IllusiArt. Studion projekteja ohjataan ja tuotetaan keskitetysti toiminnanjohdon ja Studion jäsenten toimesta. Aloite niille tulee aina Studion sisältä.

Pelien projektiryhmiin haetaan tekijöitä yhdistyksen sisältä aina kunkin projektin tarpeen mukaan, kun konsepti ja esituotanto on valmiina.

Studio IllusiArtissa on kyse isolta osalta brändin luomisesta, eikä pyrkimyksenä ole ajaa jäsenistöä kahteen leiriin.  Studion jäsenet ovat sitoutuneita ylläpitämään yhdistyksen toimintaa ja panostavat paljon aikaa hitaaseen työhön peliprojektien eteen sekä yhdistyksen materiaalipankin rakentamiseksi.

Studion pitäminen rajattuna tarjoaa sen jäsenille työrauhaa ja helpottaa kommunikaatiota. Jos koet haluavasi mukaan kollektiiviin, katso kotisivuilta ohjeet!

 

Oman projektin käynnistäminen

Jos haluat käynnistää oman projektin Illusia Ry:n nimissä, tee seuraavat toimenpiteet:

  1. Ota toiminnanjohtoon yhteyttä alustavan konseptin kanssa.
  2. Täytä toiminnanjohdolta saamasi projektisuunnitelmapohja
  3. Suunnitellaan projektille toteutusaikataulu
  4. Suunnitelma hyväksytetään toiminnanjohdolla ja hallituksen puheenjohtajalla tai varapuheenjohtajalla.
  5. Toteutetaan yhdessä suunnitelman mukaan.

Illusia Ry:n omana projektina tehtävässä työssä on suotavaa, että suurin osa työryhmästä on jäseniä. Yhdistyksen toiminnanjohto ja hallitus on pidettävä mukana työryhmän kommunikaatiossa. Yhteistyöprojektissa vaatimus on löyhempi. Projektien markkinointi ja visuaalinen ilme halutaan pitää korkeatasoisena. Yhdistyksen taiteellinen johto auttaa saavuttamaan yhtenäisen visuaalisen tason.

Projektisuunnitelmassa kuvaillaan projektin tavoitteet, työryhmä, budjettisuunnitelma, alustavat suunnitelmat toteutusympäristöstä ja tarpeista, sekä yhdistyksen varsinainen rooli projektissa.

Koska projektit tuottavat suuren määrän lisätyötä yhdistyksen hallinnolle, voimme ottaa niitä rajallisesti vastaan vuoden aikana. Määrä riippuu projektien työllistävyydestä ja ajoituksesta.

 

Yhteistyö Illusia Ry:n kanssa

Yhteistyöstä jonkin ulkopuolisen projektin tai tahon kanssa voi sopia tekemällä ehdotuksen toiminnanjohdolle sähköpostitse.

Yhteistyöprojekteissa on oltava vähintään yksi Illusia Ry:n jäsen projektiorganisaatiossa tai muita selkeitä syitä, joiden vuoksi yhteistyö on yhdistyksen tavoitteille sopivaa.

Yhteistyö ei voi olla nimellistä, vaan yhdistyksen on konkreettisesti voitava tuoda jotain projektiin tai oltava hyödyksi yhteistyökumppanilleen. Muu tilanne olisi sponsorointia, ja tämänkaltaisessa tilanteessa on käytävä erilaiset neuvottelut.

Hyöty yhdistykselle on kiva olla olemassa, mutta ensisijassa yhdistys on olemassa hyödyttääkseen eikä hyötyäkseen. Joskus hyöty yhdistykselle voi olla vain osallistua projektiin saadakseen nimensä esille.

Yhteistyön sisällöstä on tehtävä kirjallinen dokumentaatio toiminnanjohdolle.

 

HUOM: Yhdistystunnusta voi luvan kanssa käyttää tilavarauksiin. Tämä ei edellytä minkäänlaista muuta yhteistyötä yhdistyksen kanssa, eikä siitä tarvitse mainita missään. Muista, että varatessasi tiloja Illusian nimissä, on yhdistys vastuussa, jos jotain menee pieleen.